Fast jedes Unternehmen hat sie im Laden – die Kasse. Kunden können hier mit Bargeld zahlen und tun dies gerne. Sei es aus Gewohnheit oder als Zeichen der Freiheit gegen die Datensammelwut – rund die Hälfte aller Umsätze in Deutschland erfolgt mit Bargeld.
Der Unternehmer wird dabei mit immer mehr Bürokratie belastet. Das Finanzamt schaut genau auf die (elektronischen) Daten und die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen. Bisher war dies nur nach Ankündigung möglich – dies ändert sich jedoch ab dem 1. Januar 2018.
Ab 2018 kann das Finanzamt ohne Vorankündigung zu den üblichen Geschäftszeiten die Geschäftsräume betreten und mittels einer sog. Kassen-Nachschau (§146b Abgabenordnung) die Ordnungsmäßigkeit des elektronischen Aufzeichnungssystems - aber auch der offenen Ladenkasse – prüfen. Bei dringender Gefahr kann der Finanzbeamte sogar die Wohnräume betreten, um Daten sicherzustellen. Ab dem Beginn der Kassen-Nachschau, zu der der Finanzbeamte sich ausweisen muss, ist keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr möglich.
Sofern bereits elektronische Kassen eingesetzt werden, kann das Finanzamt einen Datenexport auf einen Datenträger verlangen. Ab dem Jahr 2020 greifen nochmals verschärfte Regelungen: Grundsätzlich muss jede elektronische Kasse nach Art, Anzahl und Seriennummer dem Finanzamt per amtlich vorgeschriebenen Vordruck zeitnah gemeldet werden. Wird bei der Kassen-Nachschau ein nicht zertifiziertes Gerät gefunden, stellt dieses eine Ordnungswidrigkeit dar, was bis zu 25.000 Euro kosten kann. Durch mögliche Testkäufe im Vorfeld kann der Finanzbeamte bereits die Seriennummer auf dem Kassenzettel mit den gemeldeten Kassen des Unternehmers abgleichen.
Zudem ist vielen nicht bewusst, dass auch Organisationsunterlagen – Bedienungsanleitungen, Programmierprotokolle, etc. – angefragt werden können. Sollte der Finanzbeamte die Ordnungsmäßigkeit der Kasse anzweifeln, besteht ab 2018 die Möglichkeit direkt in eine Außenprüfung nach §193 Abgabenordnung überzugehen. Hierzu ist dann keine Prüfungsankündigung mehr erforderlich, es genügt ein schriftlicher Hinweis.
Auf die gestiegene Bürokratie und Möglichkeiten des Finanzamtes sollte sich jeder Unternehmer vorbereiten, indem er u. a. wie bisher:
- Kassenaufzeichnungen kalendertäglich führt;
- Eigenbelege (Bareinlagen, Barentnahmen) sofort erstellt;
- Trinkgelder der Mitarbeiter in der Kasse aufzeichnet (diese stellen keine Betriebseinnahme dar und würden beim Kassensturz als Kassendifferenz erscheinen).
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